Rok 2020 změnil práci na celém světě. Nástup pandemie covid-19 akceleroval digitalizaci a i týmy, které se dlouho bránily novým technologiím, musely chtě nechtě přejít do světa cloudu a online setkávání. Výzkumy ukazují, že tato situace zvýraznila stav, v jakém se organizace nacházely už před pandemií. Tam, kde byla kultura otevřená, lidé flexibilní se silnou oporou ve svém vedení, byl nástup změny méně bolestivý než v organizacích, kde už nějací kostlivci ve skříni byli, ale nevěnovalo se jim příliš pozornosti. Digitalizace totiž není o technologiích, ale o lidech. Nezáleží na tom, jaký cloudový systém využíváte, jestli komunikujete v Teams nebo Google Meet, jestli používáte OneNote, excelovou tabulku nebo Trello pro úkoly, ale jak tyto nástroje používáte a jak jste domluvení na jejich používání.

Před setkáním
→ Příprava – aby bylo setkání efektivní, je důležité je dobře připravit. Zároveň musíme počítat se všemi externími vlivy, které mohou nastat a ovlivnit průběh (výpadky internetu, problémy s připojením atd.). V online je méně více, obsahově tedy ubereme a připravíme si bokem rychlé aktivity, které můžeme v případě potřeby nasadit. Např. rychlý kvíz v Mentimeter nebo společný brainstorming na virtuální tabuli (Jamboard od Google, Padlet, Miro…).
Před setkáním do pozvánky vložíme i agendu – o čem to bude, co budeme dělat.
Na začátku setkání
→ Úvodní slovo – všechny uvítáme, pozdravíme se. Než se všichni připojí, využijeme prostor na neformální komunikaci o počasí nebo o tom, kdo má doma nové zvíře 🙂
→ Týmová pravidla – společně se domluvíme, jak budeme nástroj, přes který si voláme, používat. Jestli budeme mít zapnuté/vypnuté kamery a proč, kdy mít zapnutý/vypnutý mikrofon, jak budeme používat emoji pro reakce, jestli je schůzka nahrávána a co dělat, když bude mít někdo technické problémy.
→ Agenda – znovu projdeme agendu, ideálně sdílíme obrazovku s přehledem konkrétních bodů.
→ Očekávání – důležité je zjistit, jaká je nálada ve skupině a jaká jsou její očekávání od setkání. Můžeme použít anketu ve Sli.do nebo v Mentimeteru, kde účastníkům položíme otázky typu: „Zkuste jedním slovem popsat, jaký je váš aktuálně probíhající týden?”, „Co byste se dneska chtěli naučit?”, „Co vás na tématu xy zajímá?” apod. Anketa může posloužit i jako příjemný otvírák, tzv. icebreaker. Když stáhnete odkaz na anketu v QR kódu, účastníci zapojí své chytré telefony a lépe se aktivizují.
→ Check-in a check-out
Domluvíme se, kolik času věnujeme check-inu. Většinou je to tak 10–15 minut. Check-in je v podstatě sdílecí kolečko, kdy každý řekne, jak se zrovna má. Je to mix osobních i pracovních věcí, pocitů, zážitků i aktuálních potřeb. V rámci check-inu rovněž i vyjadřujeme svá očekávání od setkání, jestli se na něj těšíme, nebo nás otravuje, v jakém tempu si setkání přejeme. Jestli chceme být rychlí a efektivní, nebo spíše máme náladu jen tak brainstormovat. Check-in významně pomáhá naladění skupiny vzájemně na sebe. V check-inu se nikdy neřeší agenda porady, pracovní věci patří až do času po check-inu. Když je čas, dáme si někdy i druhé kolo. Často vás totiž během toho prvního napadnou další věci, většinou navazující na to, co říkal některý z kolegů/kolegyň/žáků, a vy je chcete sdílet. Na konci každého setkání si pak dáme krátký check-out. Zhodnotíme, jak je nám po setkání a jestli se naplnila očekávání. Tenhle zavírák vnímám jako velmi důležitý, protože může předejít spoustě nedorozumění a dát rychlou zpětnou vazbu, jestli je vše vyřešeno, nebo něco ještě visí ve vzduchu, a tím jsou myšleny spíše emoce než pracovní věci. Abyste check-out urychlili, můžete opět použít anketu v některém z online nástrojů.
→ Prezentace, téma
Pokud máte připravenou prezentaci, nesnažte se na slidy narvat co nejvíce textu. Pokud k účastníkům mluvíte a zároveň je zahltíte textem, nebudou stíhat a ztratí pozornost. Do prezentace stačí vložit nadpisy nebo klíčová slova, zbytek vložte do přímé řeči.
→ Skupinová práce
Nejlepší způsob, jak strávit čas v online, je skupinová práce. Rozdělte účastníky do samostatných skupin pomocí místností (breakout rooms), zadejte jim téma a připravte pro ně virtuální prostor, ve kterém tvoří. např. virtuální nástěnku v Jamboard, Whiteboard v Teams nebo Mural, pro strukturovanější práci např. Padlet. Pomáhá, když skupiny vtipně pojmenujete, např. tým Želviček a tým Tučňáčků.
→ Shrnutí
Po skupinové práci sdílejte nástěnky jednotlivých týmů a vyzvěte jejich zástupce, aby shrnuli, jak se jim pracovalo a na co přišli. Instruujte je, aby nečetli, co zapsali, protože to si všichni mohou přečíst na náhledu, ale spíše povídají o tom, jak se jim pracovalo a co zajímavého zjistili.
→ Reflexe
V závěrečné reflexi shrňte, co jste zažili. Téma rozdělte do konkrétních bodů, které můžete při sdílení obrazovky sepsat na virtuální tabuli nebo přímo do slidu v prezentaci.
→ Check-out a očekávání
Ať už v kolečku nebo pomocí online ankety dejte prostor pro shrnutí očekávání. Zda byla naplněna, nebo ne, co byste příště mohli udělat jinak. Inspirujte se a příště to může být zase o kousek lepší.